新桥航空空运文件怎么备 八年老单证员给你讲明白
本人从事货运单证工作已经整整八年, 处理新桥航空的货物前后共有上千票, 关于各类文件应当如何填写、由谁出具以及由谁接收、以及在哪个具体环节容易出现阻塞情况, 心中基本上都有了底细, 新桥航空是一家纯粹的货运航空公司, 所运营的航线主要以国内运输以及周边区域运输为主, 空运相关文件虽然在数量上没有海运那般层层叠叠地复杂繁多, 但是在具体操作细节方面所包含的注意事项和讲究一点也没有减少。
很多刚进入这个行业的新同事, 一开始总是那个样子, 闷着头就开始干活, 结果呢, 一直到了需要报关或者需要提货的那个环节, 这才突然发现文件上面存在了对不上的情况, 只能来来回回地折腾, 耗费了不少精力, 今天我决定把那些我曾经踩过的大坑, 还有我在实践中一点点积攒下来的工作经验, 全部都摊开来跟大家说一说, 希望这些内容能够帮到那些正在为备单而忙碌的你。
新桥航空空运文件要求
新桥航空的这套空运文件, 体系方面其实并没有说有多么多, 核心内容无非就是空运提单、商业发票、装箱单以及报关单这几样东西罢了。
其中, 空运提单是由货代公司或者是直接的航空公司来进行出具的, 在该单据上面, 必须要把相关的收发货人信息、起运港口和目的港口情况、还有具体的件数重量尺寸等数据、具体的品名都写得清清楚楚。
另一方面, 发票跟装箱单则是需要发货人员自己去开具的, 并且要求这些单据上的内容得与实际存在的货物做到严丝合缝的一一对应。至于报关单, 则是在产品出口的环节由专门的报关行来进行申报操作, 等到货物到达进口那边之后, 则需要由收货方再去完成进口方面的相关申报工作。
乍一看不过是这么几样东西, 可每一个字都必须准确无误, 只要件数、毛重、体积里任意一个数字出了差错, 后面的工作全得推倒重来, 改动一次单证所花费的钱, 就足够支付跑一趟快递公司的费用了。
另外还存在着几种类别的文件, 这些文件是很容易被人忽略掉的。如果所处理的情况是按照新桥航空来执行其在国内的航空运输航段之时, 在部分场合之下是需要提供额外的关于货物运输方式的书面说明, 或者是需要提供详细的货物清单明细信息的。
当涉及的货物类别包含有危险品或者属于鲜活货物这一类型时, 还必须专门地去开具相应的材料安全数据表MSDS或者是能够证明温度被良好控制的证明文件。
这些情况是与普通的常规货物存在差别的, 那些附加的文件如果出现遗漏的现象, 那么极有可能导致在这些货物到达了最终的目的站点之后, 无法顺利地将其从运载工具上卸载下来, 从而使得货物在该地多滞留一天的时间, 由此产生的所有相关成本就都要由你自己来承担了。
新桥航空空运文件易错点
我见过的那些错误里面, 出现频率最高的就是一个字, 就是“件”。在装箱单这个表上面, 它写的是十二件。然后到了机场进行打板作业的时候, 数量变成了十三件。等到了提单那边去查看, 上面写的还是十二件。这样三方对起来就完全对不上了。这种这样的问题, 在赶货期的时候非常容易发生。
因为那个负责打板的人, 他只是加了一个托盘, 然后就离开了, 而做单证的那个人, 根本就没有去做同步更新的这个动作。还有另一类比较高频的错误, 是那个品名写得太过笼统。比如只是简单地写上两个词, 一个是“电子产品”, 另一个是“包装材料”。
一旦海关进行检查或者卡住的时候, 想要去补充材料, 又得花费两到三天的时间。品名这一项, 必须具体到跟HS编码相匹配的那种表述, 千万不要图省事, 要是你只填写了“包装材料”这几个字的话, 海关那边会反过来追问你, 这究竟指的是卡纸呢还是塑料膜。
另外, 新桥航空在提单签发时间安排这方面是有一点坑的, 他们的要求是很严格的。因为单班货量不是很大, 航班的排期安排得又是十分的密集, 如果全套文件是在起飞前两小时才送到操作人员手里的话, 基本上是不可能赶上当这一趟航班的。
我现在养成的习惯是需要提前至少一天, 把那些全套的材料递交给航空公司操作部门去加以确认的, 这样做的目的, 其实就是想要为对方预留出一些缓冲的时间来应对突发状况。
此外, 收发货人的英文名称以及地址格式, 必须与营业执照和报关备案的情况保持完全一致, 哪怕只差一个空格或者少一个逗号, 都算是不符合规定的, 千万不要持有“差不多就行了”的这种心态。
说了这么多, 其实核心意思就是一句话, 那就是文件不能仅仅只是“做完”, 而是必须“做对”。在每一张单据正式交出去之前, 自己要拿着清单去把每一项内容都仔细核对一遍, 这样做比等到问题出现了再去补救要好上十倍。
如果运送新桥航空货物的频率不是很高的话, 建议把这个文件清单打印出来贴在工作的座位上, 按照要求每一票货物都照样去准备, 这样心里会感到更加踏实。