新桥航空快运文件到底要交哪些 少一份货就发不出去
做外贸这八年, 跟航空快运打交道的次数没有一千也有八百。每次发货前最头疼的事不是订舱位, 而是那堆文件——运单、发票、装箱单、报关材料, 少一样货就卡在仓库出不去。
新桥航空快运文件这事儿看着简单, 真到了实操层面, 坑比你想象的多。今天把我这些年攒下来的经验捋一遍, 帮头一回走新桥航空快运通道的朋友省点事。
新桥航空快运文件要啥
其中最关键的一份文件是航空快运面单, 该文件上面必须包含准确的收件人信息、详细的品名、货物的件数以及重量。有很多人误以为这些东西可以随便填写, 结果由于品名描述得含糊不清, 导致货物在目的地进行清关检查的时候被扣留下来, 一等就是长达一两周的时间。
面单上所标注的品名一定要与实际货物保持完全一致的情况, 不要使用诸如“杂品”或“样品”这样的词语, 而应该写得具体一些, 例如写明“不锈钢轴承6204”。
其次的是商业发票这回事, 关于金额、币种以及贸易条款这些内容, 都必须把情况写得非常清楚。新桥这个地方对发票的格式有着非常明确而且严格的规定要求, 公司的抬头信息还有税号号码, 是绝对不可以遗漏掉的关键要素。
如果发票抬头这个事项, 跟在那份合同上面所签署的主体名称没有办法对上号的话, 那么货物到了目的港进行清关手续的时候, 就会直接出现被卡住无法通过的情况, 这种情况下要想再去补充材料, 往往就需要花费好几天的时间才行。
新桥航空快运文件清单
还有第三份单据, 那就是装箱单, 这个经常被大家给忽略掉。装箱单需要明确地把每一箱的重量、体积以及HS编码列出, 因为走国际段的时候海关只看的这个东西。
另外有一个比较容易出错的地方, 就是在你的货物里面包括了电池或者是液体或者是磁性这样的敏感物品, 那么这个时候需要多加一份MSDS报告或者说UN编号说明, 最好是在提前跟新的桥客户服务人员确认一下是否能运输。
我曾经见到一位客户, 他准备了四箱货物的文件全都齐全, 然而结果发现其中有一箱货物包含了锂电池, 但是没有提前进行申报, 导致整批货物被退回, 运费也白白地浪费掉了。
在走新桥航空快运这条通道的时候, 有一个细节是很容易被大家忽略不计的。就是公司的英文名称以及公司地址, 都需要跟营业执照上面所显示的内容保持完全一致的状态。千万不要去使用什么缩写形式, 也不要使用简称这种简化的办法。
我上次遇到一个同事, 他就是因为贪图一时的方便, 所以在填写面单的时候写了个“XQ MFG”这样的字眼, 用来代替那个长长的公司全称名称。结果这个操作导致面单直接被相关的系统给打回来了。然后呢就需要重新进行制作和修改, 这样一下子就耽误了一整一天的时间。
如果是属于个人发件的情况的话, 身份证的复印件也是需要提前准备好放在手边的。因为有一些特定的运输线路是对实人验证有着严格的要求的。
文件已经准备齐全并不代表就已经万事大吉了。在新桥航空快运提交了相关文件之后, 隔六个小时就要仔细查看一下后台的状态, 尤其是从“已收单”到“已交关”这个环节, 如果卡住超过十二小时就应该打电话去询问。千万不要等到货物已经到达目的仓才发现文件存在有问题, 如果到了那个时候再去补救成本就会变高。
实话实说, 航空快运文件这项工作如果熟练了, 就会变成一种肌肉记忆, 究竟需要提交什么样的格式以及如何填写内容, 大脑都会自动出现相应的反应, 刚开始几次感到手忙脚乱是非常正常的现象, 把上面提到的这些要点截图并保存在手机里面, 在发货之前对照清单进行逐项勾选, 基本上不会出现问题, 操作三到五单之后, 你就能完全掌握这项工作了。