新桥航空运输文件到底要准备哪些 干过十年货代的人帮你标好了
我在国际航空货运代理这个行当里已经干了十好几年的时间, 经手处理过的运输文件数量少说也有上万份。外人看上去, 新桥航空运输文件这东西就是几页纸递来递去, 但是内行人清楚这其中的门道有多深。
如果漏填了一项内容, 就可能导致货物被扣或者遭到罚款, 严重的话甚至整批货物都会被报废并退运。今天, 我把在实际操作过程中真正用得上的几个关键点拆解开来和大家讲一讲, 以此来帮助刚刚进入该行业的新人能够少踩一些坑。
新桥航空运输文件怎么备
有很多人都以为, 航空运输文件的工作内容仅仅只是打印一张运单, 然后再贴上相应的标签, 就结束了。可是在实际操作层面来说, 事情远远不是这么简单这么轻松的。
大家需要知道的是, 一份完整的文件包里面, 通常都是包含了空运提单的、商业发票的、装箱单的、原产地证的还有保险单的, 当然, 还会根据需要加上目的国那边所要求的检验检疫证书。像新桥机场运营的航线, 它主要是可以覆盖到东南亚地区和中东地区这两个大方向的。
但是大家要特别注意了, 这两个不同方向的国家在文件的具体要求上面, 它是存在着极大的差异情况的。对于东南亚线路来说, 审核的重点主要集中在MSDS以及材质报告这两个方面, 特别是在面对化工品还有食品级货物的时候, 相关的规定显得特别严格。
而针对中东线路, 相关要求则格外较真, 重点在于阿拉伯文标签、Halal认证以及目的港的海关预申报这些内容, 如果缺少了一个阿拉伯文的翻译文件, 那么就有可能被直接退件或者退回。
我见过最离谱的一次, 是在客户发货的前三天, 突然去改发票的金额, 并且完全没有通知到操作岗的人员, 导致到了目的港的海关系统里, 所进行的申报的值跟实际的情况对不上, 让货物被压了整整五天的时间, 仓储费是一天比一天高昂地增加。
现在所执行的规矩是: 如果发票金额的锁定已经完成, 那么对于任何想要进行的修改, 都必须提前四十八小时, 以书面的形式进行确认并且需要签字, 把这个规定写进操作的指导手册里面, 谁去触碰这个红线, 就由谁单独承担责任。
一定要把时间线往回倒推, 从截单这个时间点开始往前排, 必须要留出两个工作日来做复核的这一步骤, 千万不要等到飞机都已经飞走了之后才发现还缺某一个章或者是没有出现签名这种情况。
新桥航空运输文件啥坑多
坑非常多的, 我从中挑选了两个比较高频的来进行讲述。首先是一个关于收货人信息抄写错误的情况, 新桥那边的终端提货点分布得比较分散, 那些位于小城市窗口对于收件人的名字以及电话的要求是非常严格的, 需要精确到每一个音节, 只要多出了一个字母或者是少了一个区号的话, 那么就会直接被拒绝接收。
另外一个则是关于危险品申报时候的瞒报行为, 这绝对不是一个小事情。在去年, 有一批包含了锂电池的电子产品被发出了。发件方因为觉得办理相关手续很麻烦, 所以就把联合国编号以及运输等级给遗漏掉了没有被标注出来。
后来在地面进行安全检查的时候, 工作人员进行了开箱抽查。结果就导致了罚款加上货物退运的处理结果。整个处理费用达到了接近两万之多。客户不仅赔了钱, 而且信誉也搭进去了。
还存在一个不显眼但是非常致命的陷阱, 那就是文件版本和系统版本对不上号。
新桥的TMS系统在去年的时候升级过了一次, 那时候老模板没有做到同步更新, 导致有一段时间导出的运单格式里面多出来了一个叫作"目的港三字代码"的栏目, 因为那个旧系统完全无法识别这一栏内容, 所以和地服进行对接的时候导致几百个订单全都需要用手动方式来修改。
后来我们制定了一个简单的字段比对表格在每次系统更新完成之后都会去跑一遍这个程序, 把所有出现差异的地方标记清楚, 然后再把这些数据发放出去。
在处理文件方面的工作, 大家可能都觉得很琐碎, 可是一致性这件事比起其他的任何东西来说，都是最重要的, 只要你看到有一个字段对不上数, 那么就会发生整个一批货就堵在仓库里面动不起来的状况, 这个成本是会呈现出几何级的增长趋势的。
从事了这些年的工作之后, 获得的最大感触仅仅就是这句话而已: 航空运输文件这一件事物, 是没有捷径可以走的, 其核心做法就是将白纸上的每一个字段都当作非常重要的事情来对待。
只要你认认真真地去处理它, 它在最关键的时间节点上就不会给你制造麻烦。遵循上述提到的几条规则进行操作的话, 绝大多数问题都能在源头被扼杀掉。